Administratie
Algemeen

De advocaat is verantwoordelijk voor een gedegen administratie van de uren, declaraties, debiteurenbeheer, tariefstelling, betalingsverwerking, toevoegingen en schriftelijke bevestigingen van overboekingen van derdengelden.

Urenregistratie

De advocaat legt minimaal alle dossier-gerelateerde urenbestedingen per dag in een urenregistratiesysteem vast. Uren worden genoteerd in eenheden van zes minuten. De urenbesteding wordt elke dag geregistreerd.

Facturering

Maandelijks worden de voor cliënten gemaakte uren als facturabel geregistreerd op basis van de urenregistratie. De advocaat controleert aan het begin van de maand of hij zijn urenregistratie van de afgelopen maand geheel op orde heeft, en werkt dit zo nodig bij. Vervolgens worden door de financieel verantwoordelijke factuurvoorstellen gemaakt. De advocaat controleert de declaratievoorstellen op urenbesteding en tarief. Waar nodig dienen correcties op de voorstellen te worden vastgelegd.

Eventueel kan de advocaat besluiten het factuurbedrag te matigen indien de bestede tijd niet in verhouding staat tot de inspanning en/of het bereikte resultaat. Mocht de advocaat van mening zijn dat te veel tijd is geregistreerd, dan blijft minder tijd in rekening brengen mogelijk. Deze werkwijze heeft als voordeel dat voor de cliënt inzichtelijk wordt dat meer tijd is besteed dan in rekening is gebracht. 

De facturen worden tijdig verzonden. Een kopie van de factuur wordt digitaal bewaard.

Veriles- en winstrekening

Binnen zes maanden na afloop van het boekjaar worden de balans en de staat van baten en lasten op schrift gesteld.

Derdengelden

De advocaat heeft een stichting derdengelden ter beschikking, Stichting Beheer Derdengelden Spigt Advocatuur (‘de stichting’). De stichting wordt uitsluitend gebruikt voor derdengelden in de zin van de Voda. De stichting is belast met het beheer van aan de advocaat toevertrouwde gelden die voor anderen bestemd zijn of worden. Het bestuur wordt gevormd door de advocaat als voorzitter en de heer J. Veldhuizen, registeraccountant en belastingconsulent te Doorn. De wijze van beheer van gelden van derden vindt plaats volgens de laatste overeenkomst die gesloten is tussen de advocaat en de stichting.

De stichting heeft een eigen bankrekening. Betaling van derdengelden kan enkel plaatsvinden wanneer er een dubbele elektronische autorisatie is van minimaal twee bevoegden.

De advocaat vermeldt in correspondentie dat de derdengelden moeten worden overgemaakt naar de stichting. Mocht de advocaat desondanks derdengelden op de kantoorrekening ontvangen, dan wordt dit zodra de gelegenheid zich voordoet overgemaakt hetzij naar de rechthebbende, hetzij naar de stichting derdengelden. 

De advocaat houdt zo min mogelijk en zo kort mogelijk derdengelden bij de stichting. Hij gaat zorvuldig om met ontvangen derdengelden en alle handelingen daaromtrent. 

Derdengelden mogen uitsluitend worden uitgekeerd aan de rechthebbende, en zodra de gelegenheid zich voordoet. De advocaat kan echter met de rechthebbende schriftelijk overeenkomen dat derdengelden worden aangewend ter voldoening van een eigen factuur. Indien de rechthebbende de factuur binnen een redelijke termijn betwist, vervalt het recht om derdengelden aan te wenden ter voldoening van deze factuur.